مدیریت گردش کار شامل سه مفهوم زیر می باشد:
- نوع مسأله: بیانگر انواع فعالیت‌هایی است که در پی‌گیر ثبت خواهید کرد. برای توضیح بیشتر به تعریف نوع مسأله مراجعه شود.
- وضعیت‌های مسأله: مسأله‌ها می‌توانند وضعیت‌های متفاوتی داشته باشند و میان این وضعیت‌ها جابجا شوند. مثلا از وضعیت «جدید» به وضعیت «در حال انجام» منتقل شوند. برای توضیح بیشتر وضعیت‌های مسأله‌ها را ببینید.
- نقش : هر کاربر میتواند نقش یک با چند نقش را بپذیرد. برای توضیح بیشتر به نقش‌ها و دسترسی‌ها مراجعه شود.
در مدیریت گردش کار مشخص می‌کنیم که کاربری با یک «نقش» خاص، مسأله‌هایی یک «نوع مسأله» خاص را میتواند به چه «وضعیت‌هایی» منتقل کند. مثلا کاربری با نقش محقق میتواند مسأله‌هایی از نوع تحقیق را از وضعیت جدید به وضعیت درحال‌انجام منتقل کند.