مدیریت گردش کار شامل سه مفهوم زیر می باشد:
- نوع مسئله: بیانگر انواع فعالیت‌هایی است که در پی‌گیر ثبت خواهید کرد. برای توضیح بیشتر به تعریف نوع مسئله مراجعه شود.
- وضعیت‌های مسئله: مسئله‌ها می‌توانند وضعیت‌های متفاوتی داشته باشند و میان این وضعیت‌ها جابجا شوند. مثلا از وضعیت «جدید» به وضعیت «در حال انجام» منتقل شوند. برای توضیح بیشتر وضعیت‌های مسئله‌ها را ببینید.
- نقش : هر کاربر میتواند نقش یک با چند نقش را بپذیرد. برای توضیح بیشتر به نقش‌ها و دسترسی‌ها مراجعه شود.
در مدیریت گردش کار مشخص می‌کنیم که کاربری با یک «نقش» خاص، مسئله‌هایی یک «نوع مسئله» خاص را میتواند به چه «وضعیت‌هایی» منتقل کند. مثلا کاربری با نقش محقق میتواند مسئله‌هایی از نوع تحقیق را از وضعیت جدید به وضعیت درحال‌انجام منتقل کند.