اگر بتوانید با ایجاد چندین تغییر کوچک در پروژه‌ی خود، شانس موفقیت آن را افزایش دهید، آیا این کار را نمی‌کنید؟ البته که به فکر انجام آن تغییرات خواهید بود.
نکته‌ی اصلی یافتن عواملی‌ست که تغییر‌شان بیشترین تأثیرگذاری را داشته باشد.
انجمن مدیریت پروژه آمریکا (APM) تحقیقات جدیدی در این راستا انجام داده است. تحقیق آن‌ها درباره‌ی شرایط موفقیت پروژه، مشخص کننده‌ی ۱۲ عامل اصلی است که بر موفقیت پروژه تاثیر مستقیم می‌گذارند. مهم‌ترین چیزی که از این تحقیق دریافت شد این بود، که مدیران و مسئولان پروژه، بااینکه دانش و اطلاعات کافی برای به موفقیت‌رساندن پروژه را دارند، ولی آن را به‌کار نمی‌بندند. به عبارت دیگر، آن‌ها می‌دانند که کارهای درست را انجام نمی‌دهند و در عین‌حال آن‌ها را انجام می‌دهند! در نهایت، تحقیق APM نتیجه‌گیری می‌کند که تقریبا ۸۰ درصد پروژه‌ها از دستیابی کامل به اهداف خود باز می‌مانند.
این ۱۲ عامل اصلاً پیچیده نیستند و احتمالا اگر شما مدیریت پروژه را تجربه کرده باشید، برای شما آشنا به‌نظر بیایند. بیایید به آن‌ها نگاهی کنیم و همچنین برای عملی کردن آن‌ها آماده شویم:
-
حکمرانی مؤثر
پروژه‌ی شما باید دارای یک رهبریِ واضح و مشخص، با خطوط گزارشی روشن و واضح باشد.
مطمئن شوید که نقش‌ها و مسئولیت‌ها برای همه‌ی اعضای تیم، از جمله حامی پروژه و گروه هدایت‌گر پروژه، مستند‌سازی شده باشد.
-
اهداف و دست‌یافتنی‌ها
هر پروژه‌ای باید یک هدف مشخص و قابل درک برای کسانی که در آن فعالیت می‌کنند داشته باشد. اهداف پروژه باید در راستای پروژههای دیگر باشد، به عبارت دیگر، پروژه‌ی شما نباید با پروژههای دیگر در تضاد باشد.
مطمئن شوید که چشم انداز و اهداف پروژه را در یک سند مشخص کرده‌باشید.
-
تعهد
همه باید به تحویل موفقیت‌آمیز پروژه متعهد باشند. اگر هرگونه تردیدی از جانب حامیان احساس کردید، این موضوع باید در اولین فرصت مورد توجه قرار گیرد. مطمئن شوید که از طرف مدیران، تیم و همکارانتان پشتیبانی کامل دریافت می‌کنید.
-
حامیان توانا
حامی مالی باید بتواند از شما و تیم‌تان پشتیبانی کند. آن‌ها مسئولیت کلی پروژه را بر عهده دارند و پاسخگوی نتایج هستند. حامی توانمند (یعنی کسی که آماده، آموزش دیده و قادر به کار در این راه باشد) یک دارایی ارزشمند در هر پروژه‌ای است.
مطمئن شوید که یک حامی مالی موثر و توانا دارید. اگر شما یک حامی مالی ناکارآمد داشته‌باشید، کار‌ها طبق روال خود پیش نمی‌روند، اما باید بدانید که اگر حامی شما نتواند از فعالیت‌های‌تان حمایت کند، پروژه‌ی شما احتمالا با مشکل جدی رو‌به‌رو خواهد شد.
-
تأمین مالی مطمئن
تأمین مالی، به معنای داشتن بودجه‌ی اختصاصی پروژه، با احتساب کمک‌هزینه‌های احتمالی است. همچنین به این معنی است که برنامه‌ی مدیریت هزینه‌های شما خوب هستند و راه‌هایی کامل و قوی برای کنترل هزینه‌های پروژه دارید.
مطمئن شوید که تأییدیه بودجه خود را داشته باشید و بدانید که چگونه به آن دسترسی پیدا کنید، آن را صرف و هزینه‌های خود را پی‌گیری کنید.
-
برنامه‌ریزی و باز‌بینی پروژه
این بخش، بخشی وسیع و پیچیده برای مدیر پروژه است. برنامه‌های پروژه باید در محل خودشان قرار گیرند و قابل دستیابی باشند. کار انجام‌شده برای برنامه‌ریزی پروژه باید کافی و متناسب با کلیاتِ پروژه باشد. شما همچنین به روش‌هایی قابل‌اطمینان برای پی‌گیریِ پیشرفت کار و تیم خود با راهی برای ثبت درس‌های آموخته‌شده در طول پروژه نیاز دارید.
مطمئن شوید که نقشه‌ی راهی با زمان‌بندی واقع‌بینانه برای پروژه خود، و یک روش استاندارد اندازه‌گیری پیشرفت در برنامه‌ی خود ایجاد کرده‌باشید.
-
سازمان‌های حمایتی
سازمان حمایتی، چیزی‌ست که خود را وقف انجام کارهای پروژه می‌کند. به عبارت دیگر، منابع زیادی برای پروژههای شما وجود دارد و شما نیازی برای اتلاف زمانتان در تلاش برای درخواست از افراد برای شرکت در جلسات نخواهید کرد.
مطمئن شوید که یک فرهنگ کاریِ پروژه محور و دوستانه داشته‌باشید. با این توضیح می‌توان گفت که اگر شما به یقین برسید که فرهنگ کاری شما برای اجرای پروژه‌ها مفید نیست، به تنهایی کار چندان تأثیرگذاری نمی‌توانید بکنید.
-
کاربران حقیقی
کاربران حقیقی (End Users) اهمیت دارند، زیرا کسانی که در نهایت از آنچه که پروژه‌ی شما ارائه می‌دهد استفاده می‌کنند، همین کاربران حقیقی هستند. آن‌ها باید در جریان روند کلی پروژه قرار بگیرند، زیرا این امر باعث می‌شود تا اطمینان یابند که شما در مسیر درستی برای رسیدن به چیزی هستید که آن‌ها می‌خواهند، و دوم اینکه به پایان رساندنِ محصول نهایی را آسان‌تر می‌کند.
مطمئن شوید که نماینده‌ای از کاربران حقیقی در تیم پروژه حضور داشته‌باشد.
-
تیم‌های شایسته
پروژههای موفقیت آمیز توسط تیمی از افراد که هر یک در زمینه‌ی خود متخصص هستند هدایت می‌شوند. آن‌ها اعتبار، دانش و صلاحیت را با هم دارند. یک پروژه‌ی مدیریت شده توسط افراد بی‌تجربه، ممکن است به برخی موانع عمده بر‌بخورد.
مطمئن شوید که یک ترکیب خوب از متخصصان با تجربه در تیم پروژه خود داشته‌باشید.
-
زنجیره‌ی تأمین هماهنگ
زنجیره‌ی تأمین، چگونگیِ ورودیِ پروژه‌ی شما است. این بحث مربوط به فرآیندهای تهیه و تدارک و نحوه‌ی هماهنگ‌سازی آن‌ها با کار پروژه است. به عنوان مثال، تأمین‌کنندگان باید در مورد اهداف کلی پروژه و نحوه‌ی کارکرد بخش‌های آن اطلاعات و دانش کافی را داشته باشند. همچنین زنجیره‌ی تأمین باید مدیریت شود تا ورودی‌ها به موقع تحویل داده‌شوند و بقیه‌ی کارهای پروژه را متوقف نکنند.
مطمئن شوید که قراردادهای خود با تأمین‌کنندگان‌تان را، با طرح جزئیاتِ انتظارات و زمان‌بندی آن‌ها ثبت و درج کنید.
-
روش‌ها و ابزار‌های آزمون‌پس‌داده
اگر میخواهید پروژه‌ای موفق داشته باشید، باید از ابزار و تکنیک‌های مدیریت پروژه به درستی استفاده کنید. تنها با یک معجزه ممکن است تا پروژه‌ای که ساختار خاصی ندارد و از روش و رویکردهای آزمون‌پس‌داده استفاده نمی‌کند به تمام اهدافش دست یابد!
مطمئن شوید که ابزار و تکنیک‌های مناسب برای انجام مدیریتی موثر و بهره‌ور در دسترس باشد. یک معیار، یا ترکیبی از چندین معیار را برای یافتن رویکردی که برای شرکت شما عملی است و کار می‌کند به کار بگیرید.
-
معیار‌های مناسب
کیفیت، معیار بی چون و چرای موفقیت است. استانداردها باید در نظر گرفته شوند تا اطمینان حاصل شود که کیفیتِ خروجی پایانی شما، بر اساس ترکیبی از بررسی‌های انجام‌شده، حسابرسی و نظارت منظم بدست آمده است.
مطمئن شوید که در پروژه، برنامه‌ای برای حسابرسی زمان(audit)، داوری همتا(peer review) و سایر ارزیابی‌های کیفیت(quality assessments) در نظر گرفته شده‌باشد. این فعالیت‌ها را در ضمیمه‌ی طرح اصلی خود ثبت کنید.
