۶ مهارت ضروری برای مدیران پروژه

آموزش فنی و آکادمیک مدیریت پروژه، شما را برای رویارویی با شرایط پیچیده و حساس آماده نمی‌کند. به عنوان یک متخصص مدیریت پروژه، شما یک عامل تغییر هستید که با تیم‌هایی متشکل از افراد و نقش‌های پیچیده و مختلف کار می‌کنید. شما باید به‌نوعی یک رهبر باشید و بدانید که چگونه می‌توانید زبان بدن را بخوانید، مذاکره کنید و از مهارت‌های مختلف برخوردار شوید. می‌خواهید بدانید چگونه می‌شود همه‌ی این‌ها را انجام داد؟

در اینجا فهرست کوتاهی از ۶ مهارت لازم و برخی از کتاب‌های مفید برای مدیران پروژه را بررسی می‌کنیم:

۱.    ارتباطات

آیا می‌دانید ۹۰٪ زمان مدیریت پروژه صرف ارتباطات می‌شود؟ ضروری است که مدیران پروژه بتوانند بینش، ایده‌ها، اهداف و مسائل را به طور موثر ارائه دهند(همچنین تهیه‌ی گزارش‌ها و سخنرانی‌ها در کنار مهارت‌های دیگر).
ارتباطات یک موضوع وسیع است، بنابراین پرداختن به آن از یک زاویه‌ی همه‌جانبه بسیار مشکل است. بهترین مکان برای شروع، بهبود مهارت‌های ارائه است، حال می‌توانید از مقدمه‌ی یک جلسه یا جلسه‌ی معرفی محصولی به سهام‌داران و ذی‌نفعان شروع کنید. بهترین منابع من در این مورد، آثار نانسی دوار است. سخنرانی‌های کتابهای او «Resonate: Present Visual Stories That Transform Audiences» (به صورت رایگان درiBooks) و «slide: ology: The Art and Science of Creating Great» چشمانم را برای ارائه‌هایی ماهرانه‌تر باز کرد. رویکردهای مختلفی که می‌توانید در سخنرانی ها و سایر جنبه‌های کار خود استفاده کنید را مشاهده کنید.

۲.    رهبری

رهبری، از جنجالی‌ترین بخش‌های فعلی صنعت مدیریت پروژه است و برای این امر دلیل خوبی هم دارد: اگر بتوانید رهبری کنید، می‌توانید در موعد موقرر تحویل دهید. اما نکته‌ اینجاست، امروزه رهبری چیزی است که در میان مهارت‌های فراوان و پیشرفته‌ی فنی کمرنگ شده است. اگر شما یک مدیر پروژه هستید، می‌توانم تضمین کنم که برای بهبود بعضی از شرایط، خلأِ حاصل از عدم وجود رهبری را حس می‌کنید.

هزاران منبع وجود دارد که به تقویت رهبریِ کارآمد کمک می‌کند. سوزان مدنس، مدیر پروژه و استادِ رهبری، کتاب جدیدی منتشر کرده است که برای تمام مدیران پروژه‌ی علاقه‌مند به بهبود رهبری ضروری است. کتاب « The Power of Project Leadership: 7 Keys to Help You Transform from Project Manager to Project Leader» سرشار از نکات انجام‌پذیر است که می‌تواند شما را در این راه یاری کند.

۳.    مدیریت تیم

علاوه بر رهبری استراتژیک یک تیم، مدیران پروژه باید توانایی مدیریت از دیدگاه عملیاتی را نیز دارا باشند. یک مدیر موثر باید افراد را از روش‌های ترویج کار گروهی، تقسیم وظایف، حل منازعات، تعیین اهداف و ارزیابی عملکرد مدیریت و رهبری کند. رهبری در مورد تشویق دیگران برای همراهی با شما است؛ مدیریت تیم اطمینان حاصل می‌کند که تیمش دارای شرایط و امکانات لازم و مناسب باشد.

در بخشی از سری کتاب‌های یکی از اساتید مدیریت هاروارد نوشته شده‌است: رهبر، همه‌ی اصول مدیریتی تیم را پوشش می‌دهد، از جمله چگونگیِ بینشِ ایجاد هویت تیمی، حل اختلافات، رسیدگی به عملکرد ضعیف تیمی و بسیاری از مباحث دیگر. این نوشته‌ی کوتاهی بود، ولی باعث خواهد شد تا در زمان نیاز، به مباحث مهمی تفکر کنید.

۴.    مذاکره

به ارتباطات باز می‌گردیم! بسیاری از این ارتباط‌ها در مورد مذاکرات استفاده از منابع، بودجه‌ها، برنامه‌ریزی، خزشِ دامنه‌ و گونه‌های مختلف و اجتناب‌ناپذیرِ دیگر است. دانستن روش‌های مذاکره‌کردن که به رضایت دو طرف بیانجامد، مهارتی کلیدی برای مدیران پروژه‌ی موفق است.

من چند سال پیش کتاب «Getting to Yes: Negotiating Agreement Without Giving In» را خواندم و از نحوه‌ی توضیح کارکرد‌‌های داخلی مذاکرات و بیان تجربیات ارزنده توسط راجر فیشر و ویلیام اوری تحت تأثیر قرار گرفته و متعجب شدم.

۵.    سازمان‌دهی شخصی

آیا تا‌به‌حال شنیده اید که چیزی را که ندارید نمی‌توانید بدهید؟ چگونه می توانید کارهای دیگران را سازماندهی کنید، در صورتی که زندگی شخصی و پروژه‌های خود را نیز نمی‌توانید سازماندهی کنید؟ سازماندهی را از خودتان شروع کنید و بلافاصله به عنوان یک مدیر پروژه پیشرفت کنید.

چند سال پیش، “Getting Things Done” را از داوید آلن خواندم، و به یک نقطه‌ی محوری در زندگی من تبدیل شد. آن زمان یک مدیر پروژه بودم، اما هیچ روند مثبتی را در حرفه‌ی کاری ام طی نمی‌کردم، و حتی استاندارد‌های لازم را نیز برآورده نمی‌کردم. این کتاب به من کمک کرد زندگی و تعهداتم را تحت کنترل بگیرم.

۶.    مدیریت ریسک

در طول دوره‌ی مدیریت پادکست «مدیریت پروژه برای شما»، در مصاحبه ای با مدیران برتر پروژه‌ها آشنا شدم و از آن‌ها در مورد ابزار یا تکنیک‌های مدیریت پروژه سوال کردم. از اینکه دیدم آن‌ها مدیریت خطر را پیشنهاد می‌کنند شگفت زده شدم! آن‌ها کاملا درست می‌گفتند: اگر قبل از رخ دادن مشکلات پروژه‌ها بتوانیم آن‌ها را پیش‌بینی کنیم و برای آن‌ها راه‌حل پیدا کنیم، شانس خود را برای موفقیت پروژه‌ها افزایش داده ایم. خطرات از نظر تعریفی فوری نیستند؛ به عنوان یک نتیجه، بسیاری از مدیران پروژه  خطرات را دست کم می‌گیرند.

کتاب «Managing Uncertainty: Strategies for Surviving and Thriving in Turbulent Times» از میشل سیرت و ماریون دیواین، مقدمه ای عالی برای درک محیط‌های خطرناک مدیریت پروژه است.
مدیریت پروژه یک شغل است که نیاز به مجموعه ای متنوع و گسترده از مهارت‌ها دارد. با اصلاح شیوه‌های مهارتی خود را تمرین کنید و آهسته‌آهسته از آن‌ها در کار خود استفاده کنید. امیدوارم شما همچنان در تلاش برای تبدیل شدن به بهترین مدیر پروژه باشید.

منبع:

liquidplanner.com