چرا مدیر پروژه از نان شب واجب‌تر است؟

در بودچه‌بندی سالانه و طراحی برنامه‌ها و پروژه‌ها، برنامه‌ریزی برای منابع مالی «مدیریت پروژه»، ممکن است از قلم بیفتد و کاملا نادیده گرفته شود. مدیران عامل ممکن است در برآورد هزینه‌های پروژه یا پیچیدگی آن اشتباه کنند. دست‌پایین گرفتن هزینه‌های لازم، اشتباهی حیاتی در مدیریت پروژه است.

در ادامه با ۵ دلیل نشان می‌دهم که چرا پروژه‌ها به مدیران پروژه‌ی حرفه‌ای و با تجربه نیاز دارند:

برگرفته از نوشته: اندی مارکر

۱- اطمینان از سازماندهی درست برای رسیدن به اهداف پروژه

هنگامی که از من خواسته می‌شود تا درباره‌ی تغییرات یک پروژه مشورت دهم یا به پروژه‌ای کمک کنم تا به مسیر اصلی‌اش بازگردد، معمولاً این مشکل را پیدا می‌کنم: کمبود سازمان‌دهی!

در بررسی‌های من، اغلب این پروژه‌ها فاقد یک برنامه‌ی داخلی، یک طرح ارتباطی قابل فهم و نیز فاقد اجزای ساده‌ی پروژه مانند لیست موضوعات، گزارش وضعیت هفتگی یا به برنامه‌ی به روز شده‌ی پروژه بوده‌اند.

یک مدیر پروژه‌، با اطمینان از این‌که پروژه برای رسیدن به موفقیت به صورت درستی برنامه‌ریزی شده است، از وقوع این رخداد‌ها جلوگیری خواهد کرد. پیش‌برنامه‌ریزی و روشن کردن نقش‌ها، انتظارات و ساختار، لازمه‌ی ایجاد یک تیم موفق و یک موفقیت تیمی است. بدون سازمان‌دهی، ممکن است تیم‌ها درجا بزنند، اما خودشان تصور کنند در حال پیشرفت هستند.

۲- ایجاد مرکز ثابت ارتباط و پاسخ‌گویی

اختصاص یک «مدیر پروژه» به یک پروژه، باعث ایجاد یک نقطه‌ی مرکزی برای ارتباطات و پاسخگویی‌های همه می‌شود. در بیشتر سازمان‌ها، رهبر کسب‌و‌کار و یک مدیر پروژه، تلاش‌های ارتباطی را بر عهده می‌گیرند و مسئولیت‌ها را توزیع می‌کنند. از این جهت مهم است که رهبر کسب‌و‌کار و مدیر پروژه با هم به طور منظم در ارتباط باشند. من در پروژه‌های متعددی کار کرده‌ام که مشکل آن‌ها این بوده است که دیدگاه سرپرست پروژه در مورد جزئيات با مدیریت پروژه بسیار تفاوت داشته است. و اغلب همین چیزهای کوچک‌اند که باعث بروز مشکلات مهم می‌شوند!

۳- به کارگیری تجربیات و آموخته‌ها

مدیران حرفه‌ای پروژه، طیف گسترده‌ای از تجربه و دانش را که بر اساس هزاران ساعت بررسی پروژه‌های موفق و چالش‌برانگیز به دست آمده است را به همراه دارند. اگر تیم پروژه را در حوزه‌ای جدید یا با فرآیند کسب‌و‌کاری جدید درگیر می‌کنید، آوردن یک مدیر پروژه‌ی باتجربه، به موفقیت پروژه کمک زیادی خواهد کرد. در غير این‌صورت، هزينه‌ی تجربه‌ی درس‌هايی که قبلا آموخته‌اید را باید دوباره پرداخت کنید!

۴- مدیریت پروژه؛ راهکار اطمینان‌بخش

شما به‌ تازگی پروژه‌ای یک میلیارد تومانی را که تکمیل آن ۱۲ تا ۱۴ ماه طول می‌کشد شروع کرده‌اید. نتایج انجام این پروژه به فروش و رشد کلی شرکت کمک خواهد کرد.
آیا شما به هر‌کسی اجازه‌ی هدایت پروژه را می‌دهید؟ آیا بهتر نیست که یک فرد حرفه‌ای و ماهر را به‌ عنوان سرپرست به کار بگیرید تا از دستیابی به اهداف پروژه اطمینان حاصل کند و در صورت بروز مشکلات، از افراد زیر‌دستی متخصص کمک بگیرد؟
اضافه کردن یک مدیر پروژه‌ی حرفه‌ای (معمولا کمتر از ۱۰ درصد از هزینه‌های پروژه) می‌تواند منتهی به یک سازمان‌دهی و مدیریت صحیح و کارآمد شود. می‌خواهم بگویم که این کار، حقیقتا باعث افزایش اطمینان می‌شود، حتی اگر هزینه‌ی زیادی هم داشته باشد.

۵- سرمایه‌گذاری روی زیرساخت‌ها، الان به صرفه‌تر از آینده

واقعیت این است که پروژه‌ها دشوار‌ند! پروژه‌ها فرآیندها، سیستم‌های جدید و تغییراتی را ایجاد می‌کنند که تا پیش از آن، سازمان آن‌ها را تجربه نکرده است. مدیران ممکن است درباره‌ی انتخاب مدیران پروژه و سرمایه‌گذاری روی آن‌ها تردید داشته باشند، زیرا معمولا از قبل، یک نفر وجود دارد که رهبری کارها را بر عهده داشته است.
رهبری فقط برای مدیران پروژه نیست، همان‌طور که از هر عضو تیم انتظار می‌رود تا در موقعیت لازم، در حیطه‌ی عمل خود رهبر باشد. با این حال، هنوز سرمایه‌گذاری روی مدیریت پروژه، ارزان‌تر و به‌صرفه‌تر از سرمایه گذاری‌های آینده روی پروژه است. وقتی مدیران عامل تشخیص دهند که پروژه نیاز به کمک فردی حرفه‌ای دارد، معمولا برای نجات پروژه خیلی دیر شده است و از طرفی به اجبار باید ساختار زمانی اولیه را حفظ کرد. ارائه‌ی پیش‌بینی‌ توسط مدیران پروژه، خطرات هزینه و برنامه‌ریزی را تا حد زیادی کاهش می‌دهد. اختصاص یک مدیر پروژه به معنی تضمین موفقیت نیست. اما او با داشتن سال‌ها تجربه، مسائل مربوط به ارتباطات پروژه، تاخیر‌ها و راه‌حل‌ها را حل و فصل می‌کند.

هنگامی که پروژه‌ها از مسیر خارج می‌شوند، راه حل در بیشتر وقت‌ها، بازگشت به اصول مدیریت محدوده (Scope)، زمان، منابع و کیفیت است. سرمایه‌گذاری اولیه در زیرساخت‌ها، بهتر از اتخاذ مشاوران گران قیمت در میانه‌ی راه، برای اصلاح یک پروژه است.