آیا می دانید این ۱۰ اصطلاح کاربردی در مدیریت پروژه به چه معناست؟ شاید ساده به‌نظر برسد ولی دانستن این اصطلاحات و نحوه‌ی استفاده‌ی صحیح از آن‌ها می‌تواند تغییری ایجاد کند!
۱) نمودار گانت
نمودار گانت راه معمول نشان دادن روند پیشرفت هر پروژه است که با استفاده از یک نوار افقی و لیست وظایف نشان داده می‌شود. نوار افقی نشان دهنده‌ی مدت زمان انجام هر کار است و تاریخ‌های مهم مربوط به آن و ددلاین ها در بالای صفحه موجود است.
شما می توانید هر اطلاعات دیگری را که لازم دارید به نمودار گانت اضافه کنید؛ مانند مسئول انجام هر کار، سلسله مراتب، وابستگی‌ها، نقاط عطف و… .
۲) نقاط عطف
نقطه‌ی عطف، نقطه‌ای در زمان است که مقدار پیشرفت در پروژه تا زمانی خاص را نشان می‌دهد و مشخص می کند. نقطه عطف یک نشانگر تغییر یا به معنی پیشرفت مرحله توسعه است. نقاط عطف اجزای قدرتمندی در مدیریت پروژه هستند زیرا وقایع کلیدی را نشان می‌دهند و باعث تسریع روند پیشرفت کار تیم می‌شوند.
۳) مبنا
مبنا (baseline)، به نسخه‌‌ی ذخیره‌شده از هرچیز در زمانی خاص می‌گویند. معمولا به دو دلیل پیشنهاد می‌شود که برنامه‌ریزی‌های پروژه مبناسازی شوند: اول اینکه بتوانید به عقب برگردید و تغییرات را دیده و بررسی کنید. و دوم اینکه بتوانید برآورد‌های اولیه را بازبینی کنید تا ببینید در مسیر درستی قرار دارید یا خیر. مبناسازی در مورد بودجه یا هر چیز دیگری که فکر می‌کنید ممکن است بر حسب زمان تغییر کند نیز مفید است. ارزش مبناسازی در انتهای پروژه، زمانی‌که به دنبال کشف تغییرات ایجاد‌شده در طی زمان و چگونگی این تغییرات هستید، بیشتر به چشم می‌آید.
۴) وابستگی
وابستگی‌ها پل ارتباط میان وظایف‌اند. برنامه‌ریزیِ پروژه‌ی شما، تمام کار‌ها را مشخص می‌کند و پی‌گیر شما ارتباط‌های میان وظایف را درک کرده و نمایش می‌دهد. برای مثال، برای اینکه بتوانید دیوار‌های خانه‌ای را رنگ کنید، اول باید خانه را بخرید. وابستگی‌ها همانقدر که برای نظم و ترتیب بخشیدن به کار‌ها مفید هستند و نشان می‌دهند که چه کار‌هایی و به چه صورتی(تحت چه بخش‌هایی) باید انجام بپذیرند، برای برنامه‌ریزی نیز مفید هستند.
۵) ریسک
حتما با اصطلاح ریسک یا خطر آشنا هستید؛ ریسک و خطر کردن در زندگی روزمره را در نظر بگیرید، ریسک در مدیریت پروژه نیز به همان شکل است. ریسکِ پروژه هر چیزی است که می‌تواند بر پروژه تأثیر جدی بگذارد، ولی تا به حال اتفاق نیفتاده‌است (این تمایز مهم است).
ریسک می‌تواند مثبت یا منفی باشد، با این حال مدیران پروژه‌ها بیشتر تلاش می‌کنند تا تاثیر ریسک‌های منفی را کمینه سازند؛ زیرا ریسک و خطر در پروژه چیزی‌ست که حتی می‌تواند پروژه را تا مرز شکست بکشاند و ما می‌خواهیم از این موارد تا حد ممکن جلوگیری کنیم!
۶) مسئله
مسئله‌ها (Issues) مانند ریسک در نتایج پروژه تاثیر مثبت و منفی دارند، با این تفاوت کلی که مسئله‌ها قبلا اتفاق افتاده‌اند و همچنان وجود دارند.
گاهی اوقات خطری یافت می‌شود و سپس به مسئله تبدیل می‌شود. ولی به‌طور کلی مسائل به شما واگذار می‌شوند تا در طی زمان مقرر آن‌ها را به انجام برسانید.
۷) پی‌گیر
پی‌گیر، شامل گروهی از پروژه‌هاست و هر پروژه شامل زیر‌پروژه ها می‌باشد و این باعث می‌شود که شما با کمک پی‌گیر اهداف کلی خود را در هز پروژه به دست آورید. ثابت شده‌است که این روند، روشی دگرگون‌کننده برای شرکت‌ها تلقی می‌شود.
پروژه‌ها ممکن است در افراد مشترک باشند، بنابراین اگر پروژه‌ی شما بخشی از یک پروژه‌ی بزرگ‌تر است، ارتباط و هم‌کاری با دیگر افراد را نباید فراموش کنید تا بتوانید به افراد و تجهیزات مورد نیاز خود دست یابید.
۸) میزکار (داشبورد)
میزکار جایی برای گزارش سریع اطلاعات بصری‌است که بخشی کاربردی از پی‌گیر شما به حساب می‌آید و نشانگر شاخص‌های کلیدی‌ست، مانند: پیشرفت کلی، بودجه‌ی صرف شده، تعداد مسائل باز، ریسک‌ها، نقاط عطف پیش‌رو و جمع‌بندی افراد و منابع.
میزکار تنظیم‌پذیر است و می‌توانید آن را با معیارهای تیمی خود و حامی مالی پروژه شخصی‌سازی کنید و آنچه باید انجام دهید را بهتر و آسان‌تر به اتمام برسانید.
۹) دگرگونی
تغییرات همیشه در پروژه‌ها اتفاق می افتند و اصطلاح “دگرگونی” به طور خاص مربوط به چیزی است که متفاوت با تغییرات اصلی توافق شده باشد.
برای مثال: دگرگونی مهلت نهایی پروژه یا درخواست اضافه کردن ویژگی‌های دسترسی بیشتر به محدوده‌ی کار.
دگرگونی‌ها می‌توانند در هر فاز از پروژه اتفاق بیفتند، اما هرچه زودتر با آن‌ها روبه‌رو شوید، ساده تر است. به این دلیل که زمان بیشتری را برای هماهنگ شدن با دگرگونی‌ها خواهید داشت و به این ترتیب وظایف خود را بهتر انجام می‌دهید.
۱۰) افراد و منابع
منابع در پروژه‌ها، اغلب به افرادی که مسئول انجام کار‌های پروژه هستند اشاره دارد. اما این اصطلاح شامل تجهیزات و بودجه‌ای که برای تکمیل پروژه نیاز است نیز می‌شود.
به عنوان مثال: نیاز شما به ارتقای تجهیزات ساخت و ساز، کامپیوتر و تزریق پول نقد به معنی درخواست تجدید نظر و بهبود منابع پروژه است.
