چگونه یک پروژه را شروع کنیم: پشت خط، آماده، حرکت!

با وجود گذراندن چندین سال در مدیریت مدیرانِ پروژه برای سازمان‌های فناوری مختلف، مشکلات وسیعی که مدیران در خصوص شروع پروژه‌های خود دارند، هنوز هم برای من تعجب‌آور است. مثلا مدیری که یک پروژه‌ی جدید ایجاد کرده‌ و برای چندین هفته و گاهی اوقات ماه‌ها نمی‌داند که چه کاری برای پیش‌برد پروژه لازم است؛ درنتیجه در این زمان هیچ کاری انجام نمی‌شود یا این‌که اقدامات بسیار ناچیزی صورت می‌گیرد! آیا این ناشی از درک نادرست مدیر پروژه از علم تخصیص است؟ کمبود دانش تخصصی مدیر درمورد موضوع خاص؟ ضعف فن‌آوری یا استفاده‌ی نادرست از فن‌آوری‌های موجود؟

هیچ کدام از این بهانه‌ها مربوط یا معتبر نیستند؛ اما در هر دو مورد، مدیران پروژه با پیچیدگی و عدم تعریفِ درست وظایف موجود و لازم دست‌و‌پنجه نرم می‌کنند. آن‌ها نمی‌دانند چگونه باید اولین قدم را بردارند و این موضوع باعث هدر‌ رفت منبع ارزشمندی چون زمان می‌شود که در طول پروژه، ارزشمند‌ترین منبع به‌حساب می‌آید. به خوبی از سختی‌های داشتن مجهولات فراوان در ابتدای پروژه آگاهم، اما اگر شما طبق رویکردی که به‌خوبی تعریف شده است عمل کنید، به‌راحتی توانایی فراهم‌کردن یک شروع خوب را کسب خواهید کرد.

بالأخره چگونه یک پروژه شروع می‌شود؟ بسیار ساده! در اولین زمان ممکن یک جلسه‌ی «شروع پروژه» برگزار کنید تا بتوانید اطلاعات پایه‌ی پروژه را جمع‌آوری و مرتب کنید. گروهی متشکل از نمایندگان ذی‌نفعان، شامل مدیریت، کارشناسانِ کسب‌و‌کار و اعضای تیم توسعه را به جلسه دعوت کنید. هدف اصلی این جلسه این است که پروژه تعریف شود و برنامه‌ریزی‌های اولیه در سطوحی بالا انجام شوند. یک دستور جلسه‌ی موفق برای این نوع نشست‌ها، باید حداقل شامل نکات زیر باشد:

• اهداف جلسه:

می‌خواهید در پایان این جلسه به چه چیزی دست یابید؟

• اهداف پروژه:

با انجام این پروژه می‌خواهید به چه چیز‌هایی دست یابید؟

• رویکرد پروژه:

فرآیندهای اصلی یا اجزای پروژه را تعریف کنید؛ چه چیزی در طول پروژه انتظار می رود؟ آیا طبق روش و رویکرد خاصی پیش می‌روید؟

• اقلام قابل تحویل پروژه:

در مورد انتظارات موجود درباره‌ی نتایج حاصل از پروژه بحث و مستند‌سازی انجام دهید، به‌طوری که هیچ سوء‌تفاهمی در مورد آنچه که تولید می‌شود وجود نداشته باشد.

• تیم پروژه:

ممکن است بخواهید طرح سازمانیِ پروژه‌ی خود را، که شامل ذی‌نفعان اصلی، مشاوران، متخصصانِ موضوعی و منابع فنی که در این پروژه نقشی خواهند داشت، می‌شود را ایجاد کنید.

• نقش‌ها و مسئولیت‌ها:

تعریف‌کردن مسئولیت‌های اصلی هر نقش در تیم پروژه، یکی از بهترین ایده‌هاست. این کار به شما در تنظیم و تعدیل انتظارات کمک می‌کند.

• نظارت بر دگرگونی‌ها:

فرآیندی را برای مدیریت تغییرات تعریف کنید، به‌ویژه تغییرات مربوط به محدوده و میدان.

• طرح ارتباطی:

تعریف کنید که ارتباطات پروژه چگونه انجام خواهند شد؛ گزارش‌های وضعیت، جلسات، در‌گاهِ پروژه یا غیره.

• خطر‌ها (Risks):

خطرات بالقوه اصلی پروژه را شناسایی کنید. می‌توانید این‌کار را در چارچوب یک جلسه‌ی کوچک ارزیابی ریسک انجام دهید.

• الزامات سطح‌بالا:

این قسمت بسیار مهمی از جلسه است، زیرا به کمک این بخش می‌توانید توضیحاتی سطح بالا در‌مورد هر بخش از الزامات پروژه را جمع‌آوری کنید؛ معمولاً چند خط درباره‌ی هر مورد. اختصاص یک شماره (یا نام) شناسایی برای هر یک از الزامات بسیار حیاتی است. در صورت امکان شاخصی برای اولویت الزامات نیز درج شود. من با استفاده از یک جدول پاورپوینت توانستم موارد مورد نیاز در طول جلسه را به‌طوری که همه بتوانند آن‌ها را ببینند، به شکل موفقیت‌آمیزی نمایش دهم.

• گاه‌شمار (Timeline):

چارچوب زمانی اولیه‌ی پروژه را به بحث بگذارید تا یک دید اولیه در افراد ایجاد شود، اما همه را از این موضوع مطلع کنید که به محض آماده شدن برنامه‌ریزیِ مشروح، این چارچوب زمانی تغییر خواهد کرد.

یک جلسه مانند این می‌تواند از چند ساعت تا دو روز کامل، بسته به اندازه پروژه به‌طول بیانجامد. توجه داشته باشید که با پایان این جلسه، شما به هدف اصلی خود، که همان تعریف واضح پروژه است، رسیده‌اید و اطلاعات مورد نیاز برای تکمیل اسناد منشور پروژه را در دست دارید. پس از این شما می‌توانید به مرحله‌ی الزامات پروژه، و یا در صورت استفاده از رویکرد چابک، به سراغ اولین چرخه‌ی «Sprint» چابک خود بروید.

نویسنده‌ی این مطالب، آقای کارلوس اروتیا، مدیر پروژه و مدیر برنامه‌ای با تجربه‌ی فعالیت حرفه‌ای بیش از ۲۰ سال است. او برای سازمان‌های فناوری‌اطلاعات و همچنین شرکت‌های خصوصی مشغول به کار است. آقای اروتیا، مدیر اجرایی سابق شرکت Encore Development که یک شرکت مشاور پروژه است، با طیف وسیعی از پروژه‌ها (در داخل و خارج از کشورش) دست‌و‌پنجه نرم کرده است. او در حال حاضر یک دفتر مدیریت پروژه را اداره می‌کند که هم‌اکنون در حال مدیریت پروژه‌ای چند میلیون دلاری برای یک سازمان بزرگ خدمات مالی است. تجربه‌ی مدیریتی و تجربه‌ی تربیت مدیران پروژه، به او درکی صحیح و ارزشمند از چالش‌هایی که مدیران پروژه به‌صورت روزانه با آن‌ها رو‌به‌رو می‌شوند ارائه کرده است. آقای اروتیا مدارک تحصیلی مهندسی مکانیک و برق، کارشناسی ارشد علوم کامپیوتر و گواهی حرفه‌ای مدیریت پروژه را دارا می‌باشد.

منبع:

project-management.com